Gut gelöst: Kleine Automatisierung – große Wirkung

Wie ihr mit wenig IT viel Entlastung im Marketing schaffen könnt

Wie viel Zeit geht bei euch für das Jonglieren mit Excellisten und die manuelle Übertragung von Leads und Daten verloren?

Vermeintlich kleine, alltägliche Herausforderungen wie diese können die Effizienz eures Marketing-Teams erheblich beeinträchtigen und bremsen euren Erfolg aus. In diesem Artikel zeigen wir euch deshalb am konkreten Beispiel, wie eine gezielte Automatisierung mit minimalem IT-Aufwand nicht nur die Datenübergabe zwischen verschiedenen Systemen für euch löst, sondern gleichzeitig noch eine enorme Entlastung für euer Team schafft.

Warum manuelle Lead-Übergaben und Datensilos langfristig euren Erfolg ausbremsen

Ausgangslage am konkreten Beispiel

Unser Kunde, ein führender Anbieter von Analysegeräten für diverse Industrien, betreibt eine sechssprachige Webseite und nutz seit geraumer Zeit eine Marketing Automation Software. Vier verschiedene, ebenfalls mehrsprachige Formulare auf der Unternehmens-Webseite dienen dem Marketing-Team unseres Kunden als zuverlässige Quelle für die Lead-Generierung. Denn diese 4 Formulare sammeln regelmäßig Leads und Interessenten ein, die direkt in ihrer Marketing Automation als Interessenten-Profile inkl. relevanter Informationen angelegt werden.

Lead-Generierung führt zu Overload im Marketing

Bis vor Kurzem war das Marketing-Team noch dafür verantwortlich, diese in die Marketing Automation einlaufenden Leads manuell zu exportieren, abzugleichen und in deren CRM-System SAP C4C HANA zu importieren. Auf diese Art und Weise wurden die Leads an die Vertriebskollegen zur Nachbearbeitung bereitgestellt.

Die großen Nachteile dabei:

Der Prozess war zeitaufwändig,
abhängig von personellen Ressourcen,
und fehleranfällig.

Doch das Schlimmste daran: Mit zunehmender Performance der Webseitenformulare und dem Erfolg in der Lead-Generierung, stiegen nicht nur die Lead-Zahlen, sondern auch die Aufwände für die Lead-Übergabe Richtung CRM und Vertrieb.

Prädikat: Nicht skalierbar!

Eine Tatsache, die den bisherigen, manuellen Prozess für das Marketing-Team unseres Kunden auf Dauer untragbar machte.

Automatisierung könnte der Schlüssel zu eurem Erfolg sein.

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Ein skalierbarer, sicherer Prozess muss her

Um die Herausforderungen unseres Kunden zu bewältigen, musste ein neuer, effizienter und sicherer Prozess entwickelt werden, der den gestiegenen Anforderungen gerecht wird. Unsere Lösung sollte dabei die folgenden Ziele erreichen:

Manuelle Arbeitszeit einsparen und Prozesse automatisieren
Bereitstellung der Leads für den Vertrieb absichern
Nachverfolgbarkeit und Sichtbarkeit für den Vertrieb herstellen
Datensilos reduzieren
Skalierbarkeit gewährleisten

Die Lösung: API-Schnittstelle zur automatisierten Datenübertragung

Eine API-Schnittstelle (Application Programming Interface) ist eine Softwareverbindung, die es zwei verschiedenen Systemen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten zu übertragen oder auszutauschen. Unsere Lösung besteht aus 2 Schritten, um den Prozess der Lead-Übergabe zu vereinfachen und zu sichern.

1. Workflow-Analyse im Workshop

Der erste Schritt zur Implementierung der neuen Lösung war eine detaillierte Workflow-Analyse in Form eines Workshops. Dabei haben wir gemeinsam mit dem Kunden die bestehenden Prozesse von Lead-Generierung (MQL) bis zu – übergabe (SAL) analysiert und die Schwachstellen identifiziert. Der Workshop ermöglichte es uns, die spezifischen Anforderungen und Ziele des Kunden zu verstehen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln. Wichtige Aspekte des Workshops waren:

Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse: Dokumentation der bisherigen manuellen Schritte und Identifikation von Automatisierungspotenzialen.
Zieldefinition: Festlegung der Ziele für die Automatisierung, wie Zeitersparnis, Fehlerreduktion und Skalierbarkeit.
Entwicklung von Bewertungskriterien: Festlegung der Kriterien, nach denen Leads bewertet und an den Vertrieb weitergeleitet werden sollen.
Planung der Implementierung: Erstellung eines detaillierten Plans für die Integration der API-Schnittstelle und die Anpassung der bestehenden Systeme.

Einrichtung einer API-Schnittstelle

Nach der erfolgreichen Analyse und Planung im Workshop wurde die API-Schnittstelle eingerichtet. Die wichtigsten Schritte bei der Einrichtung der API-Schnittstelle waren:

Konfiguration der API: Anpassung der Schnittstelle, um die spezifischen Datenanforderungen des Kunden zu erfüllen. Dies beinhaltete die Festlegung der zu übertragenden Datenfelder und die Zuordnung der Leads zu den entsprechenden Außendienstmitarbeitern.
Testen der Schnittstelle: Durchführung umfangreicher Tests, um sicherzustellen, dass die API reibungslos funktioniert und alle Daten korrekt übertragen werden. Dabei wurden verschiedene Szenarien durchgespielt, um mögliche Fehlerquellen zu identifizieren und zu beheben.
Sicherheitsmaßnahmen: Entwicklung und Implementierung von Sicherheitsprotokollen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten während der Übertragung im laufenden Betrieb zu gewährleisten. Dies schloss die Vermeidung von Datenrückfluss in die Marketing Automation ein, um Überschreibungen oder Datenverluste zu verhindern.
Onboarding Vertrieb: Die Schnittstelle wurde gemeinsam mit dem Marketing-Team des Kunden entwickelt, sodass nach dem Live-Gang kundenintern noch ein Onboarding für das Vertriebsteam stattfand, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neue Lösung verstehen und effizient nutzen können.

Ergebnis: Kontinuierlicher Lead-Fluss von Marketing zu Vertrieb garantiert

Nach der Implementierung dieser Schnittstelle und der automatisierten Lead-Übergabeprozesse profitieren unser Kunde und sein Team von mehreren Vorteilen:

Enorme Zeitersparnis: Das Marketing-Team muss keine manuellen Datenexporte und -importe mehr durchführen und „leidet“ nicht unter der ansteigenden Lead-Menge.
Geschwindigkeitsgewinn: Die Leads werden dank der Automatisierung schneller vom Marketing an Vertrieb weitergereicht.
Höhere Reaktionsgeschwindigkeit: Der Vertrieb kann schneller auf qualifizierte Leads und Kontakte reagieren.
Prozesssicherheit: Unabhängig von personellen Ressourcen bleibt der Prozess stabil und läuft kontinuierlich weiter.
Skalierbarkeit: Die Lösung ist auf weitere Formulare und neue Lead-Quellen übertragbar und unterstützt das Unternehmenswachstum.

Fazit:

Dank der Automatisierung und Konnektierung der verschiedenen Systeme von Marketing und Vertrieb, Marketing Automation und CRM SAP C4C HANA, hat das Marketing-Team unseres Kunden viel weniger zeitaufwändige, manuellen Aufgaben auf dem Tisch. Der Vertrieb erhält jetzt schneller und zuverlässiger qualifizierte Leads, was zu einer besseren Kundenkommunikation, Fokussierung und höheren Abschlusschancen führt. Win-Win für alle Beteiligten: Ein automatisierter Prozess, der die Effizienz aller steigert und das Wachstum des Unternehmens unterstützt.

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